Een strategie en plan voor je bedrijf. Hoe maak je dat?
Je hebt geen strategie voor je bedrijf. Ook mis je een plan voor het komende jaar waar je naar toe wilt. Je barst van de ideeën. Je bent onrustig. Het is april en je bent volop aan de gang. Maar blijft het wel goed gaan? Hoe zal het de rest van het jaar gaan? Wat is je doel? Wat wil je bereiken?

Je hebt behoefte aan structuur. Aan richting, aan een scherp omlijnd plan. Maar hoe krijg je dat? Er zijn zoveel elementen die bepalend zijn voor jouw business! De markt verandert. Veel meer communicatie via internet en minder direct contact. Geen advertenties meer, maar Facebook, LinkedIn, Snapchat, en wat niet al. Kan je de klanten nog wel bereiken? Zitten mensen nog wel op jouw producten te wachten?

Wat moet je doen?

Als je nu niet aanpakt zou je aan het einde van dit jaar wel eens verliezen kunnen leiden. Je klanten lopen naar een ander, want die zijn beter of goedkoper. Hoe bereik je jouw klant? Waar zijn ze en waarom kennen ze je niet? Ben je wel vernieuwend genoeg? Online ben je eigenlijk niet zichtbaar en Facebook vind je lastig. Je voelt dat je nu iets moet doen, maar wat?

Wat zou het leuk en geweldig zijn als jouw klanten je bedrijf gaan aanprijzen! Als ze ambassadeurs worden. Dan verkopen de producten zich als vanzelf. Veel mensen zitten op sociale media en zoeken steeds meer online. Daar zou je de focus op moeten richten! Ook mobiele telefoons worden veel meer gebruikt. Je website zou dus mobiel goed leesbaar moeten zijn. Joël van Succeswebsites kan je daarmee helpen.
Je hebt wel een vaag idee hoe jouw bedrijf er over 2-3 jaar uit zou moeten gaan zien. Veel online, veel aanwezig op sociale media. Je wilt een duidelijk plan voor dit jaar en duidelijke doelen die je ook wilt behalen.
Je besluit een strategie te gaan opzetten en daar je bedrijfsdoelen in vast te leggen.

Van Droom via Missie, Visie en Kernwaarden naar Strategie

Strategie en Plan. Via Missie en Visie naar StrategieJe begint met het opschrijven van je droom. Als je dat hebt vastgelegd (bijvoorbeeld in een mindmap) en daarmee je visie hebt bepaald, neem je  de vervolgstap en ga je jouw missie bepalen. Dat kan je doen door het beantwoorden van een aantal vragen.
De kernwaarden, die voor jou van belang zijn om je bedrijf te runnen bepaal je ook. Zie hier voor een voorbeeld. Je kunt nu een strategie vastleggen en een plan maken.
Maar hoe maak je met deze elementen die strategie en dat daar aan gerelateerde plan?

Doelen SMART maken

De onderdelen van de strategie worden bepaald door alle elementen die je in dit voortraject voor jezelf hebt bedacht en opgeschreven. Daarbij raad ik je aan de doelstellingen SMART te maken. Dus:
Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden.
Bijvoorbeeld: Je wilt aan het eind van dit jaar tenminste 3 klanten hebben met een gemiddelde opdrachtwaarde van 2500,- of:
Je wilt vóór het einde van dit jaar de kennis hebben om op internet beter zichtbaar te zijn.

Die doelstellingen kan je in een jaarkalender zetten. En onderverdelen in kleinere deelstappen die gaan leiden tot jouw doel. In de jaarkalender plan je die ook in. Die zou er dan als volgt uit kunnen zien:

Jaarplan voorbeeld

Strategie en plan - Format jaarplan

Klik op het plaatje om dit format te downloaden

 

De jaarkalender hang je in je kantoor aan de muur, zodat hij steeds zichtbaar is en je kunt controleren hoe ver het staat met het realiseren van dat plan.

Het lijkt allemaal erg eenvoudig en dat is het ook. Gewoon beginnen! Mijn ervaring is dat je vaak een zetje nodig hebt om de stappen te zetten die ik in eerdere blogs al eens heb beschreven.

Meer informatie?

Download dan mijn Whitepaper ‘Groeien met je bedrijf!’, dat alle stappen beschrijft waarmee je een bedrijfsstrategie en een plan kunt maken.

Het gekke is dat iedereen kernwaarden heeft en daar ook naar handelt. We zijn er ons alleen niet altijd van bewust!
Soms verwarren we kernwaarden nog wel eens met competenties. De laatste zijn meer op jou als persoon van toepassing, terwijl de eerste meer zeggen over de basisprincipes die je hanteert bij het zaken doen als bedrijf. Natuurlijk zullen er competenties van jezelf doorschemeren in je bedrijf (eerlijk zijn bijvoorbeeld), maar vaak is dat ook niet het geval.

Waarom zijn ze van belang?

Je zag ze in een eerder blog al eens naar voren komen. Heb jij een visie voor je bedrijf? Eigenlijk zou je kunnen zeggen dat de Missie de reden is waarom je bedrijf bestaat, De Visie het einddoel is en de Kernwaarden de afbakening van de weg om daar te komen.

Het is van belang dat, als je medewerkers hebt, iedereen weet welke waarden voor jou en je bedrijf belangrijk zijn. Ze geven aan je klanten en je medewerkers aan waar jij voor staat. Ook geeft het aan welke randvoorwaarden jij impliciet hanteert om de marketing en presentatie van je bedrijf vorm te geven.
Als je wilt samenwerken met een ander is het goed te weten welke kernwaarden dat bedrijf heeft. En ook dat ze niet haaks staan op jouw eigen principes.

Enkele voorbeelden

Conceptueel – onderscheidend – klantgericht – visionair – innovatief – betrouwbaar – creatief – dienstbaar – duurzaam – ordelijk – flexibel – kostenbewust – etc.

Google maar eens en je vindt veel meer voorbeelden, die wellicht op je bedrijf van toepassing zijn.

Als ik Visual Increase als voorbeeld neem, dan zien de kernwaarden er als volgt uit:


Je ziet ook dat ik ze verder heb uitgewerkt.

Dé manier om de kernwaarden te bepalen is door er bv. 20 te selecteren, waaruit je uiteindelijk de 3 of 4 belangrijkste kiest. Het is daarbij belangrijk dat je dié kernwaarden kiest die zo dicht mogelijk bij jou en je bedrijf staan en die jouw bedrijf het beste typeren. Ze zouden in de uitstraling van je bedrijf ook duidelijk naar voren moeten komen. Het typeert de manier waarop je zaken doet, een opdracht aanpakt en uitvoert en hoe je die afrondt. Je externe presentatie en marketing moet daar mee in lijn zijn.

Omdat kernwaarden een onderdeel zijn van je bedrijfscultuur, is het noodzakelijk ze kort uit te werken. Je weet dan wat elke kernwaarde voor je betekent en je kan het ook aan anderen uitleggen.
Je zal maar een klant hebben die je naar die kernwaarden vraagt vóórdat hij met je in zee gaat!

Welke kernwaarden voor jouw bedrijf van belang zijn hangt af van het soort bedrijf, de grootte en je producten. Bij de meeste ondernemers zullen echter klantgerichtheid, behulpzaam, eerlijk en betrouwbaar belangrijk zijn. Dat geldt dus voor bijna ieder bedrijf.
Als je trainer/coach bent op het sociale vlak zullen daar wellicht bijkomen: Persoonlijk, integer, toegewijd.
Een industrieel ontwerper zal als kernwaarden kunnen hebben: innovatief, creatief en duurzaam.

Heb je moeite om je kernwaarden te bepalen, wil je er over sparren, of wil je meer weten? Neem contact met me op en vraag een adviesgesprek aan.

Een belangrijk element bij het bepalen van je bedrijfsstrategie is de zogenaamde SWOT analyse.
Wat zijn je 5 sterkste kanten (Strengths) en wat je 5 zwakste (Weaknesses) ?
Wat zijn je 5 grootste kansen (Opportunities) en wat zijn de 5 grootste bedreigingen (Threats)?)

Daarbij beoordeel je de sterkten en zwaktes binnen je eigen organisatie (dus naar binnen gekeerd) en de kansen en bedreigingen buiten je bedrijf (dus gericht op de omgeving).
Aangezien je zelf iets kunt doen aan de interne zwakten van je bedrijf en kunt profiteren van je sterke kanten, zal het je duidelijk zijn dat ze in de strategie en in het bedrijfsplan zullen terugkeren. Dat geldt ook voor kansen en bedreigingen.

De mindmap hieronder laat dit verkort zien.

SWOT analyse Visual Increase Strategie Plannen

Een voorbeeld kun je hier zien.

SWOT analyse. Interne sterkten en zwaktes, externe kansen en bedreigingen

Op de externe elementen heb je minder invloed, maar je kunt je sterke kanten wel benutten om de bedreigingen het hoofd te bieden of kansen beter te benutten. Evenzo kun je je zwakke kanten verbeteren, waardoor bedreigingen kunnen worden afgezwakt. Dus ook die elementen komen terug in je strategie en plannen.

Je legt die elementen ten opzichte van elkaar vast in een confrontatiematrix (dat is een matrix waarin de Sterke en Zwakke kanten worden uitgezet tegen de Kansen en Bedreigingen). Je beantwoordt daarmee de volgende vragen:

  • Welke sterktes van je bedrijf en kansen in de markt geven je het grootste voordeel?
  • Welke interne zwaktes moet ik elimineren om ervoor te zorgen dat ik geen belangrijke externe kansen laat schieten?
  • Wat is je belangrijkste externe bedreiging en kan je je interne sterkten gebruiken om deze bedreiging het hoofd te bieden?
  • Kan je je zwaktes elimineren om te voorkomen dat externe bedreigingen werkelijkheid worden?

SWOT analyse. Een voorbeeld

Andrea is coach en helpt werkzoekende 50 plussers om werk te vinden. Haar bedrijf bestaat al 3 jaar en ze heeft geregeld klanten, maar het zou beter kunnen. Ze werkt alleen en in de regio Noord-Holland. Ze laat zich snel verleiden om mensen te helpen, ook als die het niet kunnen betalen. Ze is niet goed in het verkopen van haar trainingen, maar schrijft wel gemakkelijk teksten. Ze kan erg goed motiveren, ook al omdat ze zelf uit een werkloze 50 plus situatie komt. Recent heeft ze op een netwerk bijeenkomst een pitch gehouden die goed is ontvangen. Daar hoorde ze dat het UWV van plan is een evenement te organiseren om mensen te ondersteunen bij het zoeken naar werk.

Visualincrease SWOT analyse voorbeeld

Klik op het plaatje voor een vergroting

De SWOT van Andrea zie je in de mindmap:

De Confrontatiematrix van Andrea:
Visualincrease SWOT analyse Strategie en Plan Confrontatiematrix

De goudkleurige elementen komen terug in de bedrijfsstrategie en ook in het plan voor het komende jaar.

Vind je het lastig om deze analyse zelf te doen en heb je hulp nodig?

Soms ontbreekt het aan een duidelijke visie waar je met het bedrijf naar toe wilt.
Wat wil je bereiken? Wat is jouw Niche? Hoe doe je de marketing? Waar vind je je potentiële klanten?
Wat is jouw Visie? Wat is je Missie?

Herken je dit?

Je bent de hele dag aan het buffelen om je bedrijf meer omzet te laten draaien. Je komt aan alle kanten tijd tekort. De markt verandert en je concurrenten lijken het makkelijker te doen: Meer klanten, betere omzet en ze zeggen dat ze veel leads en prospects hebben.

Hoe doen ze dat? Waarom kan jij dit niet bereiken?
Je medewerkers begrijpen niet wat jij wilt. Processen lopen traag en je hebt geen idee waarom!
Het was toch allemaal duidelijk toen je begon?!

Er zijn vele methoden om je missie en je visie te bepalen. Ik gebruik daarvoor Mindmaps, omdat het zo snel werkt en je heel snel tot de kern van de vragen en antwoorden komt.

Welke vragen moet je gaan beantwoorden?

Het bepalen van je Missie en Visie begint met de visualisatie van je bedrijf over 5 jaar. Een droombeeld dat je vastlegt en niets is te gek, alles mag en alles kan. De vragen die je jezelf kan stellen zijn bijvoorbeeld:

  • Wat is je droom?
  • Hoe ziet je bedrijf er in de toekomst uit?
  • In welke stad/dorp/regio?
  • Hoeveel medewerkers?
  • Hoe bekend ben je?
  • Met wie werk je samen?
  • Hoeveel omzet?
  • Hoe ziet je werkplek eruit?
  • Welke producten of diensten biedt je aan?
  • Hoeveel klanten heb je?
  • Waar sta je voor?
  • Waar geloof je in?
  • Hoe communiceer je?
  • Hoe voel je je?
  • Wat zou je nog meer willen?

Visual Increase Missie Visie

Nadat je dit droombeeld voor jezelf hebt opgeschreven, kun je het gebruiken om je visie te bepalen. Je weet immers wat het einddoel is, waar je naartoe wilt! En je kunt nu misschien ook bedenken hoe je daar moet komen. Je kunt voor jezelf bepalen wanneer je vindt dat je in je opzet bent geslaagd. En minstens zo belangrijk: Wanneer vind je dat je hebt gefaald? Ofwel: Wat moet je minstens voor elkaar hebben en als dat niet gelukt is dan….

Alle ingrediënten kun je samenstellen tot een missie en een visie voor je bedrijf.
De missie is dan meer de bestaansreden: Waarom besta je? Wat is de primaire functie? In welke fundamentele behoefte voorzie je? De Visie is meer het einddoel waar je naar toe wilt.

Missie en Visie voorbeeld

Je bent expert op het gebied van het herinrichten van oude gebouwen. Je kantoor zit in een kantorencomplex op de bovenste etage, Kijkt uit over Amsterdam. Je hebt 20 medewerkers en je bedrijf is bekend in de Randstad. Je werkt samen met een belangrijke toeleverancier van kantoormeubelen en een architectenbureau. Je omzet is 1 Miljoen Euro per jaar. Jouw werkplek is de hoekkamer met uitzicht over de weilanden richting Schiphol. ’s Middags komt een warm zonnetje naar binnen. Je kantoor is eenvoudig, maar functioneel ingericht. Jouw dienst is het ‘herinrichten van gerenoveerde kantoorgebouwen’, zodat mensen zich daar prettig in voelen en graag op hun werkplek zijn. Jouw slogan is samen te vatten als ‘Nieuwe wijn in oude zakken!’.
je hebt momenteel 3 lopende projecten voor 3 klanten, maar hebt nog steeds contacten met 15 klanten uit voorgaande projecten.
Jij staat voor kwaliteit en duurzaamheid en je gelooft erin dat mensen met een mooi fijn kantoor betere prestaties leveren.

Je interne communicatie laat je aan een PR medewerkster over met duidelijke boodschappen met leuke plaatjes. Externe communicatie doe je zelf.

Je voelt je gelukkig, je hebt de afgelopen 5 jaar veel bereikt, maar je twijfelt of je dat nieuwe samenwerkingsverband met die Duitse firma moet aangaan. Je wilt wel graag groter groeien, want jouw concept staat als een huis.

Voorbeeld Droom Mijn bedrijf over 1 jaar en over 2 tot 5 jaar. Missie Visie
Je Missie zou dan kunnen zijn:
We zijn het beste bedrijf om kantoorruimtes in heel Nederland opnieuw in te richten, waardoor medewerkers beter gaan presteren en het fijn vinden om daar te werken.

Je visie om die missie te verwezenlijken zou kunnen zijn, dat je bedrijf:
– Duurzame materialen gebruikt,
– Een hoge kwaliteit garandeert,
– Tegen een aanvaardbare prijs levert,
– Veilig en milieubewust werkt en
– Medewerkers een warme, veilige en vertrouwde omgeving biedt

In een Whitepaper leg ik alle puzzelstukjes voor de basis van je bedrijf voor je neer. Met de elementen die ik in dat Whitepaper laat zien, zou je een stevige fundering voor je bedrijf moeten kunnen maken.

 

Er zijn vele methodes bedacht en ontwikkeld om ideeën en gedachten gestructureerd op papier te krijgen. Als ondernemer is het vaak lastig, want er zijn zó veel zaken die je wilt opschrijven. Vooral als het gaat over je Missie of je Visie. Ik ben een groot fan van een MindMap voor het ontwerpen van je bedrijfsstrategie.

Strategie maken met Mindmaps Voorbeeld

Je bedrijfsstrategie maken met een Mindmap

Als ondernemer zijn er zo veel zaken waar je aan moet denken! Vooral als je gaat nadenken over een bedrijfsstrategie, je missie en je visie, dwarrelen vele gedachten door je hoofd. Je gedachten snel kunnen vastleggen en een beetje structuur in die gedachten is dan wel noodzakelijk.
Mijn favoriete methode is gebruikmaken van een mindmap. Letterlijk betekent dat een kaart maken van je gedachten en dat is precies wat je doet, maar niet zomaar in het wilde weg.

De methode is voor het eerst ontwikkeld door Tony Buzan, die merkte dat sommige studenten in zijn college heel goed konden studeren, maar eenvoudigweg niet in staat waren om het geleerde te onthouden. Hij bedacht zich dat plaatjes veel beter te onthouden zijn dan woorden en letters.
De hersenen maken immers associaties met beelden en elk beeld vertelt in je hoofd jouw eigen verhaal. Denk bijvoorbeeld maar aan:

  • dat ene muziekstuk dat je op de radio hoort en wat heel veel herinneringen oproept aan die mooie vakantie, of
  • de foto van dat eerste vriendje/vriendinnetje, of
  • dat geweldige boek dat je gelezen hebt, of
  • de eerste tekening die je kreeg van je jongste kind toen ze op de kleuterschool zat.

Je weet waarschijnlijk nog precies het moment en de plaats dat die gebeurtenis plaats vond.

De techniek van een mindmap

Bij het maken van een mindmap zet je het onderwerp in een vak in het midden van een groot stuk papier (Bij voorkeur een A3). Elk deelstukje dat je bij dit onderwerp bedenkt, schrijf je langs een lijn die vanuit dat midden naar buiten vertrekt en lang genoeg is om dat trefwoord te bevatten.

Zet de onderwerpen volgens de wijzers van de klok, te beginnen bij 1 uur, rond dat midden. Het volgende deel onderwerpje schrijf je in een volgende tak die rechts van het eerste takje aan het middenvak vastzit.

Is er een onderwerp dat verdere uitwerking heeft omdat je gedachten nu eenmaal die richting op gaan, dan teken je een deeltakje aan de tak waar het bij hoort.

Gebruik vooral kleine plaatjes die je gedachten in 1 tekeningetje samenvatten en gebruik ook kleuren om bepaalde accenten te leggen.

Zodra je ontdekt dat bepaalde deelonderwerpen een relatie met elkaar hebben, maak je een gestippelde verbindingslijn tussen die onderwerpen en schrijf je eventueel de relatie erbij. Ook kan je bepaalde gebieden arceren die een afgebakend terrein in je gedachten aangeven.

Een voorbeeld:

Iemand vraagt me hoe hij het beste een strategie kan opzetten voor zijn bedrijf.

Een strategie wordt voor een deel bepaald uit je visie (hoe ziet je bedrijf er uit over 3-5 jaar?) en de vastgestelde missie (wat wil je bereiken, waar sta je voor)

De mindmap zou er dan als volgt uit kunnen zien:
Visual Increase Missie Visie Strategie

Zou je de takken verder uitbouwen, dan schrijf je zoals gezegd de volgende deelonderwerpen aan vervolgtakken behorend bij het onderwerp.

Dus:
Techniek van Mindmap Missie Visie Strategie Voorbeeld

Je ziet in bovenstaand voorbeeld dat zowel bij de Visie als bij de Missie een aantal fundamentele vragen wordt gesteld. Die vragen komen overigens uit Nieuwenhuis, M.A., The Art of Management (the-art.nl), ISBN-13: 978-90-806665-1-1, 2003-2010

Hoe bepaal je een visie en je missie?

De elementen waarmee je een visie opbouwt, lopen wel eens door elkaar met de elementen die je missie bepalen. Dat is niet erg, zolang je de vragen maar beantwoordt.
Het bepalen van je visie begint eigenlijk met een visualisatie van hoe je bedrijf er over 5 jaar uit zou kunnen zien. Daarom begin ik vaak met een mindmap die die visualisatie vastlegt. Daarbij zijn er geen beperkingen. Niets is te dol en alles mag. Laat je gedachten de vrije loop en beperk je niet omdat je bijvoorbeeld geen geld hebt of geen tijd.
Het beeld van je bedrijf moet je goed vasthouden en steeds voor ogen hebben als je werkt aan je bedrijf. Daarom is het belangrijk dat beeld vast te leggen!

Hoe je tot de beantwoording komt van alle vragen waarmee je de visie en de missie kan formuleren, vind je in dit blog.

Meer weten?