Een belangrijk element bij het bepalen van je bedrijfsstrategie is de zogenaamde SWOT analyse.
Wat zijn je 5 sterkste kanten (Strengths) en wat je 5 zwakste (Weaknesses) ?
Wat zijn je 5 grootste kansen (Opportunities) en wat zijn de 5 grootste bedreigingen (Threats)?)

Daarbij beoordeel je de sterkten en zwaktes binnen je eigen organisatie (dus naar binnen gekeerd) en de kansen en bedreigingen buiten je bedrijf (dus gericht op de omgeving).
Aangezien je zelf iets kunt doen aan de interne zwakten van je bedrijf en kunt profiteren van je sterke kanten, zal het je duidelijk zijn dat ze in de strategie en in het bedrijfsplan zullen terugkeren. Dat geldt ook voor kansen en bedreigingen.

De mindmap hieronder laat dit verkort zien.

SWOT analyse Visual Increase Strategie Plannen

Het voorbeeld kun je zien op Call the One (voorheen managementgoeroes)

SWOT analyse. Interne sterkten en zwaktes, externe kansen en bedreigingen

Op de externe elementen heb je minder invloed, maar je kunt je sterke kanten wel benutten om de bedreigingen het hoofd te bieden of kansen beter te benutten. Evenzo kun je je zwakke kanten verbeteren, waardoor bedreigingen kunnen worden afgezwakt. Dus ook die elementen komen terug in je strategie en plannen.

Je legt die elementen ten opzichte van elkaar vast in een confrontatiematrix (dat is een matrix waarin de Sterke en Zwakke kanten worden uitgezet tegen de Kansen en Bedreigingen). Je beantwoordt daarmee de volgende vragen:

  • Welke sterktes van je bedrijf en kansen in de markt geven je het grootste voordeel?
  • Welke interne zwaktes moet ik elimineren om ervoor te zorgen dat ik geen belangrijke externe kansen laat schieten?
  • Wat is je belangrijkste externe bedreiging en kan je je interne sterkten gebruiken om deze bedreiging het hoofd te bieden?
  • Kan je je zwaktes elimineren om te voorkomen dat externe bedreigingen werkelijkheid worden?

SWOT analyse. Een voorbeeld

Andrea is coach en helpt werkzoekende 50 plussers om werk te vinden. Haar bedrijf bestaat al 3 jaar en ze heeft geregeld klanten, maar het zou beter kunnen. Ze werkt alleen en in de regio Noord-Holland. Ze laat zich snel verleiden om mensen te helpen, ook als die het niet kunnen betalen. Ze is niet goed in het verkopen van haar trainingen, maar schrijft wel gemakkelijk teksten. Ze kan erg goed motiveren, ook al omdat ze zelf uit een werkloze 50 plus situatie komt. Recent heeft ze op een netwerk bijeenkomst een pitch gehouden die goed is ontvangen. Daar hoorde ze dat het UWV van plan is een evenement te organiseren om mensen te ondersteunen bij het zoeken naar werk.

De SWOT van Andrea zie je in de mindmap:
Visualincrease SWOT analyse voorbeeld

De Confrontatiematrix van Andrea:
Visualincrease SWOT analyse Strategie en Plan Confrontatiematrix

De goudkleurige elementen komen terug in de bedrijfsstrategie en ook in het plan voor het komende jaar.

Vind je het lastig om deze analyse zelf te doen en heb je hulp nodig?

Soms ontbreekt het aan een duidelijke visie waar je met het bedrijf naar toe wilt.
Wat wil je bereiken? Wat is jouw Niche? Hoe doe je de marketing? Waar vind je je potentiële klanten?
Wat is jouw Visie? Wat is je Missie?

Herken je dit?

Je bent de hele dag aan het buffelen om je bedrijf meer omzet te laten draaien. Je komt aan alle kanten tijd tekort. De markt verandert en je concurrenten lijken het makkelijker te doen: Meer klanten, betere omzet en ze zeggen dat ze veel leads en prospects hebben.

Hoe doen ze dat? Waarom kan jij dit niet bereiken?
Je medewerkers begrijpen niet wat jij wilt. Processen lopen traag en je hebt geen idee waarom!
Het was toch allemaal duidelijk toen je begon?!

Er zijn vele methoden om je missie en je visie te bepalen. Ik gebruik daarvoor Mindmaps, omdat het zo snel werkt en je heel snel tot de kern van de vragen en antwoorden komt.

Welke vragen moet je gaan beantwoorden?

Het bepalen van je Missie en Visie begint met de visualisatie van je bedrijf over 5 jaar. Een droombeeld dat je vastlegt en niets is te gek, alles mag en alles kan. De vragen die je jezelf kan stellen zijn bijvoorbeeld:

  • Wat is je droom?
  • Hoe ziet je bedrijf er in de toekomst uit?
  • In welke stad/dorp/regio?
  • Hoeveel medewerkers?
  • Hoe bekend ben je?
  • Met wie werk je samen?
  • Hoeveel omzet?
  • Hoe ziet je werkplek eruit?
  • Welke producten of diensten biedt je aan?
  • Hoeveel klanten heb je?
  • Waar sta je voor?
  • Waar geloof je in?
  • Hoe communiceer je?
  • Hoe voel je je?
  • Wat zou je nog meer willen?

Visual Increase Missie Visie

Nadat je dit droombeeld voor jezelf hebt opgeschreven, kun je het gebruiken om je visie te bepalen. Je weet immers wat het einddoel is, waar je naartoe wilt! En je kunt nu misschien ook bedenken hoe je daar moet komen. Je kunt voor jezelf bepalen wanneer je vindt dat je in je opzet bent geslaagd. En minstens zo belangrijk: Wanneer vind je dat je hebt gefaald? Ofwel: Wat moet je minstens voor elkaar hebben en als dat niet gelukt is dan….

Alle ingrediënten kun je samenstellen tot een missie en een visie voor je bedrijf.
De missie is dan meer de bestaansreden: Waarom besta je? Wat is de primaire functie? In welke fundamentele behoefte voorzie je? De Visie is meer het einddoel waar je naar toe wilt.

Missie en Visie voorbeeld

Je bent expert op het gebied van het herinrichten van oude gebouwen. Je kantoor zit in een kantorencomplex op de bovenste etage, Kijkt uit over Amsterdam. Je hebt 20 medewerkers en je bedrijf is bekend in de Randstad. Je werkt samen met een belangrijke toeleverancier van kantoormeubelen en een architectenbureau. Je omzet is 1 Miljoen Euro per jaar. Jouw werkplek is de hoekkamer met uitzicht over de weilanden richting Schiphol. ’s Middags komt een warm zonnetje naar binnen. Je kantoor is eenvoudig, maar functioneel ingericht. Jouw dienst is het ‘herinrichten van gerenoveerde kantoorgebouwen’, zodat mensen zich daar prettig in voelen en graag op hun werkplek zijn. Jouw slogan is samen te vatten als ‘Nieuwe wijn in oude zakken!’.
je hebt momenteel 3 lopende projecten voor 3 klanten, maar hebt nog steeds contacten met 15 klanten uit voorgaande projecten.
Jij staat voor kwaliteit en duurzaamheid en je gelooft erin dat mensen met een mooi fijn kantoor betere prestaties leveren.

Je interne communicatie laat je aan een PR medewerkster over met duidelijke boodschappen met leuke plaatjes. Externe communicatie doe je zelf.

Je voelt je gelukkig, je hebt de afgelopen 5 jaar veel bereikt, maar je twijfelt of je dat nieuwe samenwerkingsverband met die Duitse firma moet aangaan. Je wilt wel graag groter groeien, want jouw concept staat als een huis.

Voorbeeld Droom Mijn bedrijf over 1 jaar en over 2 tot 5 jaar. Missie Visie
Je Missie zou dan kunnen zijn:
We zijn het beste bedrijf om kantoorruimtes in heel Nederland opnieuw in te richten, waardoor medewerkers beter gaan presteren en het fijn vinden om daar te werken.

Je visie om die missie te verwezenlijken zou kunnen zijn, dat je bedrijf:
– Duurzame materialen gebruikt,
– Een hoge kwaliteit garandeert,
– Tegen een aanvaardbare prijs levert,
– Veilig en milieubewust werkt en
– Medewerkers een warme, veilige en vertrouwde omgeving biedt

In een Whitepaper leg ik alle puzzelstukjes voor de basis van je bedrijf voor je neer. Met de elementen die ik in dat Whitepaper laat zien, zou je een stevige fundering voor je bedrijf moeten kunnen maken.

 

Er zijn vele methodes bedacht en ontwikkeld om ideeën en gedachten gestructureerd op papier te krijgen. Als ondernemer is het vaak lastig, want er zijn zó veel zaken die je wilt opschrijven. Vooral als het gaat over je Missie of je Visie. Ik ben een groot fan van een MindMap voor het ontwerpen van je bedrijfsstrategie.

Strategie maken met Mindmaps Voorbeeld

Je bedrijfsstrategie maken met een Mindmap

Als ondernemer zijn er zo veel zaken waar je aan moet denken! Vooral als je gaat nadenken over een bedrijfsstrategie, je missie en je visie, dwarrelen vele gedachten door je hoofd. Je gedachten snel kunnen vastleggen en een beetje structuur in die gedachten is dan wel noodzakelijk.
Mijn favoriete methode is gebruikmaken van een mindmap. Letterlijk betekent dat een kaart maken van je gedachten en dat is precies wat je doet, maar niet zomaar in het wilde weg.

De methode is voor het eerst ontwikkeld door Tony Buzan, die merkte dat sommige studenten in zijn college heel goed konden studeren, maar eenvoudigweg niet in staat waren om het geleerde te onthouden. Hij bedacht zich dat plaatjes veel beter te onthouden zijn dan woorden en letters.
De hersenen maken immers associaties met beelden en elk beeld vertelt in je hoofd jouw eigen verhaal. Denk bijvoorbeeld maar aan:

  • dat ene muziekstuk dat je op de radio hoort en wat heel veel herinneringen oproept aan die mooie vakantie, of
  • de foto van dat eerste vriendje/vriendinnetje, of
  • dat geweldige boek dat je gelezen hebt, of
  • de eerste tekening die je kreeg van je jongste kind toen ze op de kleuterschool zat.

Je weet waarschijnlijk nog precies het moment en de plaats dat die gebeurtenis plaats vond.

De techniek van een mindmap

Bij het maken van een mindmap zet je het onderwerp in een vak in het midden van een groot stuk papier (Bij voorkeur een A3). Elk deelstukje dat je bij dit onderwerp bedenkt, schrijf je langs een lijn die vanuit dat midden naar buiten vertrekt en lang genoeg is om dat trefwoord te bevatten.

Zet de onderwerpen volgens de wijzers van de klok, te beginnen bij 1 uur, rond dat midden. Het volgende deel onderwerpje schrijf je in een volgende tak die rechts van het eerste takje aan het middenvak vastzit.

Is er een onderwerp dat verdere uitwerking heeft omdat je gedachten nu eenmaal die richting op gaan, dan teken je een deeltakje aan de tak waar het bij hoort.

Gebruik vooral kleine plaatjes die je gedachten in 1 tekeningetje samenvatten en gebruik ook kleuren om bepaalde accenten te leggen.

Zodra je ontdekt dat bepaalde deelonderwerpen een relatie met elkaar hebben, maak je een gestippelde verbindingslijn tussen die onderwerpen en schrijf je eventueel de relatie erbij. Ook kan je bepaalde gebieden arceren die een afgebakend terrein in je gedachten aangeven.

Een voorbeeld:

Iemand vraagt me hoe hij het beste een strategie kan opzetten voor zijn bedrijf.

Een strategie wordt voor een deel bepaald uit je visie (hoe ziet je bedrijf er uit over 3-5 jaar?) en de vastgestelde missie (wat wil je bereiken, waar sta je voor)

De mindmap zou er dan als volgt uit kunnen zien:
Visual Increase Missie Visie Strategie

Zou je de takken verder uitbouwen, dan schrijf je zoals gezegd de volgende deelonderwerpen aan vervolgtakken behorend bij het onderwerp.

Dus:
Techniek van Mindmap Missie Visie Strategie Voorbeeld

Je ziet in bovenstaand voorbeeld dat zowel bij de Visie als bij de Missie een aantal fundamentele vragen wordt gesteld. Die vragen komen overigens uit Nieuwenhuis, M.A., The Art of Management (the-art.nl), ISBN-13: 978-90-806665-1-1, 2003-2010

Hoe bepaal je een visie en je missie?

De elementen waarmee je een visie opbouwt, lopen wel eens door elkaar met de elementen die je missie bepalen. Dat is niet erg, zolang je de vragen maar beantwoordt.
Het bepalen van je visie begint eigenlijk met een visualisatie van hoe je bedrijf er over 5 jaar uit zou kunnen zien. Daarom begin ik vaak met een mindmap die die visualisatie vastlegt. Daarbij zijn er geen beperkingen. Niets is te dol en alles mag. Laat je gedachten de vrije loop en beperk je niet omdat je bijvoorbeeld geen geld hebt of geen tijd.
Het beeld van je bedrijf moet je goed vasthouden en steeds voor ogen hebben als je werkt aan je bedrijf. Daarom is het belangrijk dat beeld vast te leggen!

Hoe je tot de beantwoording komt van alle vragen waarmee je de visie en de missie kan formuleren, vind je in dit blog.

Meer weten?