Ik ben in september 2013 gestopt met mijn baan bij NAPMA. Een agentschap van de NAVO in Zuid Limburg, dat zich bezig houdt met de ontwikkeling en modernisering van radarvliegtuigen. Ineens had ik zeeën van tijd en kon ik doen en laten wat ik wilde. Allerlei plannen speelden door mijn hoofd: Veel golfen, veel lezen, achterstallige administratie doen, rommel opruimen en natuurlijk veel genieten van het leven in Limburg. Toch begon het enige tijd later te kriebelen en besloot ik weer op zoek te gaan naar werk. Ik maakte in de aanloop naar mijn bedrijf grote fouten. De 4 grootste fouten bij het opstarten van mijn bedrijf deel ik in dit blog.

4 grootste fouten opstarten bedrijf

De 1e fout

Evelien, mijn partner, werkte in Den Haag en zij had me aangegeven dat ik gerust in Limburg mocht blijven. Ze werkte toch de hele dag en kwam vaak laat thuis. Mijn werk was in Zuid-Limburg zeker nog niet af. Ondertussen werd ik gevraagd om op diverse functies in de buurt te solliciteren. Dat gaf me moed om toch weer door te gaan, maar nu op mijn voorwaarden. Zo had ik bedacht dat 3 dagen werken per week wel genoeg was.
Om me toch verder te bekwamen, deed ik mee met een werkzoekenden project, waarbij ik o.a. leerde me te presenteren en een goed CV te schrijven. En ondertussen hielp ik als vrijwilliger een Coöperatie die dat project ondersteunde.

Lang verhaal kort: Diverse desillusies later zat ik in de situatie dat ik geen werk had, maar toch graag mijn expertise wilde delen met anderen. Ik had veel geleerd, maar geen baan. Ik besloot eind 2014 om ‘voor mezelf te beginnen’. En omdat ik toch genoeg tijd had, wilde ik het allemaal zelf uitvinden, ontwikkelen en doen. Dat was misschien wel de 1e en grootste fout.

De 2e fout

Zo heb ik meegedaan aan een website challenge. ‘In 14 dagen je eigen website’. Twee ‘snelle jongens’ gaven gedurende 14 dagen opdrachten, tips en trucs waarmee je snel de website kon inrichten. Eén opdracht per dag, dat moest toch kunnen! Wel even zelf domeinnaam en bedrijfsnaam registreren en teksten maken! En een hostingprovider regelen. Natuurlijk kon dat via hen. Ik haakte na 1 week af. Het was erg technisch en ik begreep er eigenlijk geen snars van.  Nog wel geprobeerd om het later bij te trekken, maar het lukte niet.
Resultaat: een domein, een bedrijfsnaam en een niet ingerichte website en € 250,- armer.
Mijn 2e fout was dus dat ik met mijn computerervaring dacht dat ik makkelijk zelf een website kon bouwen. Niet dus!
Ik huurde na veel wikken en wegen een websitebouwer in. Het kostte een paar centen, maar dan heb je ook wat. Ook een tekstschrijver hoorde daar bij. Mijn 1e website versie 1.0 ging live in november 2016.

Visual Increase

De 3e fout

Om als ondernemer aan de slag te kunnen, had ik een cursus gevolgd bij een businesscoach. We deden dat met een man of acht en vier van ons hadden een speciale behandeling tegen een speciale  (hogere) prijs. Tijdens die cursus heb ik veel geleerd hoe je het ondernemen in theorie leert. Ik leerde onder andere hoe ik mijn klanten kon vinden, ik leerde wat mijn niche was, hoe ik een marktonderzoek moest doen en hoe ik een mailinglijst kon opbouwen. De marketing piramide en gebruik van social media hoorde er ook bij.  Allemaal niets mis mee. En de opdrachten waren leerzaam.
Maar ik heb niet geleerd hoe ik dat in de praktijk kon toepassen. Bij het implementeren liep ik tegen de problemen aan. En liep vast.
Mijn 3e fout was dat ik ontdekte dat niet iedere coach geschikt is om mij het vak van ondernemen bij te brengen. Een paar duizend euro verder bleef ik doordenken over mogelijke alternatieve oplossingen. Mijn bedrijf was nog steeds niet open.
Dus mijn les: Zorg dat je een businesscoach kiest die je ook praktische handvatten geeft om de theorie toe te passen.

De 4e fout

Om de impasse te doorbreken besloot ik om vooral veel webinars te bezoeken, e-books te downloaden en naar netwerk bijeenkomsten te gaan. En vooral niet beginnen met ‘DOEN‘. En daarmee was het een vlucht om maar vooral niet mijzelf zichtbaar te maken!
Stel je voor dat iemand me plotseling zou vragen om zijn bedrijf naar een hoger plan te tillen?! Dat kon ik toch helemaal niet, had ik niet voor geleerd en nog nooit gedaan. Dus moest ik vooral eerst veel leren, vond ik. Vandaar die webinars, E-books en netwerk bijeenkomsten. Dat laatste trouwens ook om ervoor te zorgen dat mijn expertise bekend werd, want dan zouden mensen, die mij inmiddels hadden ontmoet, me toch wel gaan vragen. Hoefde ik zelf niet ‘de boer op’. Dat was eng en stelde ik uit.Dat was de 4e fout.

Als je iets wilt bereiken zul je zichtbaar moeten zijn, zal je je nek meten uitsteken en zul je anderen moeten overtuigen van hetgeen jij voor hen kan betekenen. dat moet van binnenuit komen en geen toneelstukje zijn. Kortom je moet het echt willen en gaan stralen als je ermee bezig bent.

Zichtbaar

Conclusie

Het duurde even vóór ik me dat allemaal realiseerde en er was een confrontatie voor nodig om dat naar boven te krijgen. De volgende businesscoach kwam op mijn pad en hij wist me inzicht te geven waar mijn leerpunten zaten en wat ik moest doen om uit de impasse te komen. Hij leerde me praktische toepassingen en tijdens zijn trainingen werkte ik aan mijn eigen bedrijf. Ik leerde dat het niet uitmaakt of je chocolade verkoopt, coach bent, of grafisch ontwerper. Het vak van ondernemen is voor allen grotendeels gelijk. Want we hebben allemaal onze kunde en kennis, willen allemaal meer omzet, hebben allemaal een systeem nodig om het bedrijf te runnen en we zouden het liefste willen dat klanten als vanzelf naar ons toekomen.

Overigens duurde het wel even vóór het zover was en ik dermate lekker in mijn vel zat, dat ik zonder angst en beven mensen kon benaderen om te vertellen wat ik doe en waarom ze mij nodig hebben om vooruit te komen met hun bedrijf. Je zou dus kunnen zeggen dat ik wat dat betreft een ervaringsdeskundige ben. Ik weet niet of dat goed is, maar als je met mij in zee gaat weet je wel wat je aan me hebt.

 

 

Bekend risico

Er waren er al 2 gebroken, dus…

Dit artikel beschrijft waarom het belangrijk is dat je de risico’s in je bedrijf kent en hoe je een risico analyse uitvoert. Het geeft je voorbeelden en een te downloaden format waarmee je een bedrijfsproces kunt beschrijven. Daarmee kan je de risico’s in kaart brengen, zodat je efficiënter kunt werken en niet voor verrassingen komt te staan.

Waarom is het belangrijk de risico’s te kennen?

In elk bedrijf zijn risico’s. Ook in éénmanszaken. Die kunnen ontstaan op de werkvloer, waar soms niet volgens de voorschriften wordt gewerkt, of in de administratieve processen, omdat die niet zijn vastgelegd en dus niet bekend is wat iedereen wanneer doet. Er kan dus miscommunicatie ontstaan. Bij ZZp-ers zijn er risico’s als bijvoorbeeld de administratie niet geregeld wordt bijgehouden, door tijdgebrek.

Reden 1. Die risico’s zorgen er voor dat je ook niet efficiënt kunt werken en leveren. Dubbel werk in je bedrijf is zonde van de tijd, maar kost je ook geld. In diezelfde tijd had je immers iets anders kunnen doen wat nu is blijven liggen. Ook kan een risico je uiteindelijk geld kosten. Denk aan een boete door het niet op tijd afdragen van BTW.

Voorbeeld: Stel je voor dat een klant iets bij jou bestelt en het alleen maar wil afnemen als je vóór een bepaald moment kan leveren. Jij hebt die opdracht aanvaard, maar gedurende de uitvoering gaat er iets mis, omdat je de risico’s niet in kaart hebt gebracht. Je kunt niet aan je leveringsverplichting voldoen en de klant leidt schade. Dan verlies je de opdracht (of je moet een boete betalen) én je hebt tijd verloren met de uitvoering. En dat terwijl het uiteindelijk niets of minder oplevert.

Wat is het gevolg als je die risico’s niet kent?

Als je de risico’s niet kent, zou je verrast kunnen worden door een plotselinge tegenvaller. Het voorbeeld hierboven zegt genoeg denk ik.

Een ander voorbeeld is wat je recent in het nieuws hebt gezien. Tankprobleem op SchipholDuizenden reizigers zijn gestrand op Schiphol en elders, omdat het brandstofsysteem niet werkte, waardoor vliegtuigen niet konden tanken. Er was één leverancier van kerosine voor de vliegtuigen (weliswaar bestaande uit meerdere oliebedrijven) en ergens in het pijpleidingsysteem is een storing opgetreden.
Gevolg: geen kerosine, vliegtuigen staan met lege tanks op Schiphol en kunnen niet weg. Andere vliegtuigen moeten uitwijken naar andere vliegvelden om daar te kunnen tanken en vele reizigers zitten vast op Schiphol in de drukste tijd van het jaar.
In het programma Jinek werd door de president directeur van ProRail een gooi gedaan naar de oorzaak.
Hij dacht dat het risico op uitval indertijd misschien als zeer laag werd ingeschat, waardoor Schiphol het hebben van 1 leverancier/systeem voor brandstof aanvaardbaar achtte. Het is echter de vraag of een 2e leverancier dit probleem had kunnen voorkomen. Als ergens in het systeem namelijk een pomp kapot is, die de brandstof naar de diverse vliegtuigen distribueert, dan helpt die 2e leverancier ook niet. Je zou in dat geval dus een back-up moeten hebben en redundantie moeten inbouwen. Of zeker moeten stellen dat het probleem met een spoedreparatie snel verholpen kan worden.
Schiphol kan een enorme schadeclaim verwachten nog los van de imagoschade. Veel reizigers zullen de conclusie trekken dat Schiphol niet zo’n betrouwbare overstaplocatie is en andere routes proberen te kiezen.

Reden 2. Het gaat je geld kosten en je bedrijf wordt onbetrouwbaar gevonden.

Hoe kun je risico’s in je bedrijf vinden?

Allereerst door je bedrijfsprocessen goed in kaart te brengen. Dat betekent dus dat je de processen echt naloopt en inzichtelijk maakt. Daarbij is speciale aandacht nodig voor de koppelpunten. Dat zijn díe punten waarbij een proces van de ene verantwoordelijke overgaat op een andere. Zie daarvoor mijn eerder blog ‘Heb jij je bedrijfsprocessen goed ingericht?
Als het proces in kaart is gebracht, kun je dat analyseren op tekortkomingen of dubbelingen. Ook zie je heel goed waar bepaalde elementen niet redundant zijn uitgevoerd.

Een voorbeeld: De administratie van de firma X wordt al jaren door 2 man gedaan. Eén behandelt de ontvangen facturen, controleert ze en betaalt. De verkoopfacturen worden door de andere medewerker behandeld. Dat gaat al jaren goed.

Het proces ziet er voor de inkomende facturen als volgt uit:

Financieel proces 'betalen'

Download dit format in powerpoint voor al je processen

De redundantie bestaat uit het feit dat de ene medewerker taken van de andere medewerker kan overnemen. In die gevallen is dus de doorgang van de financiële administratie bij ziekte en vakantie geregeld.

Om het gemakkelijk te maken, gebruiken beide medewerkers hetzelfde  administratieve systeem, maar werken ze in een eigen deel en hebben ze dezelfde inlogcodes.

Wel zo makkelijk toch als er één ziek is?

Ja, maar het is tegelijk een risico, want:

  • wie checkt nu dat inkoop en verkoop facturen niet door elkaar gaan lopen?
  • Wie zorgt ervoor dat betalingen aan de leveranciers naar het goede bankrekeningnummer gaan?

Daar moet je dus iets voor organiseren! Er is bijvoorbeeld een ‘chef financiën’ nodig die beide medewerkers controleert op de uitvoering. Dan gaat het ook goed als één van beide ziek is. Als het onmogelijk is om die persoon aan te nemen, zal een afdelingshoofd of de directeur die controle zelf moeten doen en akkoord moeten geven op de betaling. Tja, het is niet anders.

Reden drie: Een proces aanpassen ‘om het gemakkelijk te maken’, betekent niet dat het zonder risico is.

Conclusie

Elk risico in je bedrijf moet je kennen en je moet alle bedrijfsprocessen in kaart gebracht hebben. Het geeft je inzicht waar het beter kan en ook waar of hoe  je oplossingen kunt vinden om een risico af te dekken. Dat bespaart geld en maakt je bedrijf betrouwbaar.

Wil je hulp bij het analyseren van jouw bedrijfsproces, kijk dan eens in dit blog waar ik een uitgebreidere toelichting geef op de diverse processen binnen een bedrijf.

Je kan ook mijn hulp inroepen!

Zet bakens op weg naar groeiIn dit blog geef ik 5 tips waarmee je persoonlijk leiderschap verbetert en zeker zult gaan groeien met je bedrijf. Persoonlijk leiderschap betekent zoveel als de leiding nemen over je leven, over wat je doet en wanneer je dat doet. Er zijn vele taken die je als ondernemer moet uitvoeren en sommige daarvan vind je misschien vervelend. Andere zijn moeilijk en zie je tegenop. Sommige mensen hebben last van  uitstelgedrag en zoeken excuses om iets anders te gaan doen, als dat ze zich hadden voorgenomen.

Wat doe je er aan en hoe neem je de leiding over jezelf? Zodat je bedrijf gaat groeien en jij blijer wordt.

1.  Van impact doel naar actiestappen

Schrijf maximaal 4 doelen op die je in dit jaar wilt bereiken en die impact hebben op de groei van je bedrijf.  Elk doel zal te groot zijn om in één keer uit te voeren. Zo zal het doel ‘Je website meer laten converteren’ in een aantal taken moeten worden onderverdeeld. Je maakt dan meerdere acties die je moet nemen om dat doel te halen. Elke actiestap mag in de uitvoering niet langer duren dan 45 minuten, dus maak kleine stapjes. Je kunt een tool als Pomodoro gebruiken om de tijd bij te houden. Als je in de flow komt zal je merken dat je soms toch langer bezig bent met die taak. Dat is niet erg, maar neem wel je rust als de taak is afgerond. Bedenk:  Elke stap s er één en je gaat dus vooruit. En, heel belangrijk! Beloon jezelf na de uitvoering door 15 minuten  iets anders te gaan doen. Koffie drinken, de krant lezen, een wandelingetje maken. Daarna begin je aan de volgende actiestap. Vijf stappen per dag zijn er 75 in de week. Dat is pas vooruitgang!

2. Gebruik een systeemSysteem persoonlijk leiderschap

Gebruik een systeem waarmee je vastlegt wat je wanneer moet doen. Ikzelf ben een groot fan van Wunderlist.  Een erg gemakkelijke tool, waarmee je alle taken, zowel voor je werk als privé kan vastleggen. Je vult in wat je wilt doen, wanneer het klaar moet zijn en wanneer je gewaarschuwd wilt worden.  De tool werkt gesynchroniseerd met je smartphone en PC. Maar je kunt natuurlijk ook een takenlijst maken in een agenda. Elke taak die je afvinkt is een stap op weg naar groei. Je kunt in Wunderlist rubrieken (lijsten) maken  voor elk doel, voor privé en voor de zaak. Ook kun je subtaken toevoegen, bestanden bijsluiten en notities toevoegen. Doordat je een systeem gebruikt om je ‘bij de les te houden’, ga je als vanzelf door alle acties heen en maak je goed voortgang om je bedrijf nog beter op de kaart te zetten.

3. Bereid je voor

Vóór je aan de werkdag begint en dus bijvoorbeeld de avond ervóór, bekijk je de takenlijst die je morgen te wachten staat. Dat zorgt ervoor dat je tijdens je nachtrust jezelf voorbereidt op de dag erna en je precies weet wat je de volgende dag gaat doen.  Begin de dag dan ook met de meest vervelende taken. Als je een hekel hebt aan administratie doen, begin je daar dus mee. Het zorgt ervoor dat je gedurende de dag nog steeds uitkijkt naar ‘leuke’ taken. Het doen van die leuke taak is dan een beloning voor het afvinken van die ‘vervelende taken’.  Dat brengt me meteen bij tip nummer 4.

4.  Doorbreek uitstelgedrag

Als je last hebt van ‘uitstelgedrag’, zorg er dan voor dat er geen afleiding is als je gaat werken. Dus: geen e-mail openen, geen sociaal media bekijken, geen meldingen op je scherm, telefoon op ‘stil’ en geen afleiding door medebewoners of kantoorgenoten.  Ruim tijd in vóór de lunch of na de koffie waarin je jezelf gunt om max 15 minuten door je mail te scrollen en/of je social media te checken. Zet daarna alles weer op stil. Maak op een vaste dag in de week ruimte voor je administratie, voor een gesprek met je boekhouder en voor het nabellen van klanten.

5. Maak keuzes

Keuzes maken persoonlijk leiderschap

Soms weet je niet precies wie je klanten zijn en waar je ze kunt vinden, of verkoop je meerdere producten of diensten, of ben je goed in veel dingen. Dan MOET je kiezen.  Kiezen waar je klanten te vinden zijn en ze daar opzoeken. Kiezen welk product of dienst het belangrijkste voor je is en waar jouw klant blij van wordt. Kiezen wat je het leukste vindt om te doen en andere zaken dus afstoten. Bepalen hoe je ideale klant er uitziet en afscheid nemen van de klant die meer aspirientjes kost, dan dat het geld oplevert. Heb je een hekel aan bloggen, dan kun je dat uitbesteden. Vind je archiveren niet leuk, dan kun je dat door iemand anders laten doen. Kijk eens op de website van Inique4U, iemand die daar heel goed in is. Wist je dat voor het tarief wat jij vraagt voor je dienst, vaak anderen,  die een lager tarief hanteren, kunt inhuren, zodat jij kan blijven doen waar je goed in bent?

Toegift

Als laatste tip beveel ik aan om eens een masterclass van Bart van den Belt te bezoeken. Bart is directeur van de Zakelijk Succes Academie (de eerste post-HBO geaccrediteerde registeropleiding ondernemerschap in Nederland) en geeft  elke maand ’s avonds inspirerende sessies voor ondernemers. Daarin geeft hij ook aandacht aan persoonlijk leiderschap. Wil je een kortingsvoucher? Laat het me weten.

Als je deze 5 tips uitvoert, zal je merken dat je leiding neemt over jezelf, sneller resultaat haalt en je bedrijf gaat groeien.
Daardoor stijgt je omzet, krijg je meer focus en word je blijer!

In dit artikel leg ik uit hoe je je doelgroep kiest, hoe je een marktonderzoek doet en hoe je je producten bepaalt. De daadwerkelijke uitvoering van het marktonderzoek leidde bij mij tot angst en beven. Maar ook tot een grote verrassing!

Visualincrease angst snake

De start van mijn bedrijf

In 2015 ben ik gestart met de voorbereiding van het opzetten van mijn bedrijf. Ik volgde daartoe een cursus ‘ondernemen’ en moest ook diverse opdrachten doen.
Met een aantal collega starters volgden we de lessen en we zogen alle kennis die nodig was naar binnen. Ik had er zin in!
Afkomstig uit een grote organisatie hoefde ik eigenlijk tot dan toe nooit na te denken wat ik nu precies wilde doen. Ik was afdelingshoofd van een financiële afdeling, had een taakomschrijving waar alles precies in stond. Bovendien had ik alle informatie die nodig was om de baan te doen, ook van mijn voorganger doorgekregen.

Mijn ‘Why’

Nu was dat allemaal anders. Ik wilde mijn kennis niet verloren laten gaan voor anderen en wilde dat op één of andere manier verwezenlijken door mijn eigen bedrijf te starten. Je zou denken dat ik dus precies wist wat mijn niche was. Niets is minder waar! Ik had inmiddels al zoveel dingen gedaan, dat het moeilijk was om te kiezen, wat ik én leuk vond én waar ik ondernemers mee kon helpen.
Eén ding wist ik wel: Ik wilde andere bedrijven een zet in de goede richting geven. Ik wist inmiddels dat veel ondernemers die ik tegenkwam bij diverse netwerkevenementen, niet echt nadachten over de toekomst. Als business controller begreep ik dat niet. Zolang ik gewerkt had bij grote organisaties had ik juist veel met het management nagedacht over waar we met het bedrijf naartoe wilden.
En ook hoe we zorgden dat we onderweg naar ons doel konden bepalen of we nog op de goede koers lagen. Het geeft immers stabiliteit en ook rust en focus. Waarom doen veel ondernemers dat dan niet? Ik zag mogelijkheden om mijn bedrijf in die richting vorm te geven.

De angst

Terug naar de cursus. Mijn opdracht was om te bepalen wat mijn niche was en te onderzoeken of daar ook behoefte aan was.
Dus eigenlijk heel simpel: Bepaal wat je wilt gaan doen en hoe je ondernemers wilt helpen. En kijk of jouw doelgroep daar behoefte aan heeft.

Gek dat het mij zoveel moeite kost om dat te doen! Geen zee ging me vroeger te hoog, geen uitdaging was me teveel, maar om nu zomaar ineens jezelf naar voren te schuiven en ondernemers te gaan benaderen?! Ik zag er als een huis tegenop!
Zolang ik lekker veilig achter mijn bureautje kon blijven zitten en met behulp van mijn PC allerlei ideeën kon bedenken was er niet zoveel aan de hand. Maar bij de gedachte dat ik aan het einde van dit denkproces daadwerkelijk actie moest gaan nemen, brak het angstzweet me uit en zorgde het voor een verhoogde hartslag.

Visualincrease angst spin
Het kon toch niet zo moeilijk zijn? Wat kon er nu gebeuren?

Bepalen van mijn doelgroep

Nadat de eerste bedenksels in de prullenbak belandde, kwam ik op het idee om eerst dan maar de doelgroep te bepalen. Ik ging vlot aan de slag. Ik begon eerst maar eens te selecteren op de grootte van die bedrijven. De grotere bedrijven hebben vaak controllers in dienst en dus vielen die bedrijven eigenlijk al af. De Kamer van Koophandel data base geraadpleegd, alle bedrijven in een cirkel van 50 km rond Amsterdam met minder dan 100 werknemers geselecteerd in alle branches. Dat leverde een behoorlijke lijst op van 350 bedrijven.
Vervolgens die lijst dan maar sorteren op branche, zodat ik aan de hand daarvan de doelgroep verder kon bepalen. Uiteindelijk koos ik voor bedrijven in het Midden- en Kleinbedrijf met 5-50 werknemers in de dienstverlenende sector. Dus zorg, onderwijs, ICT, logistiek, etc. Ook kleine overheid rekende ik daarin mee.

De enquêtevragen

Om een goed marktonderzoek te doen is het uiteraard nodig om een aantal vragen te bedenken, die je kunt stellen aan de beoogde doelgroep. Dus de volgende stap was het maken van enquêtevragen, bijvoorbeeld met Google Forms. Dat was eenvoudig voor me.

  1. Eerst een korte introductie waarom ik dit onderzoek deed.
  2. Dan een paar vragen om te weten met wie ik van doen had.
  3. Daarna een paar vragen over plannenmaken en hoe ze dat doen en ook met wie.
  4. Tot slot een paar vragen over het opvolgen van hun plannen.

Mijn ruwe plan voor het marktonderzoek was klaar. Ik besprak het met de cursusleider via Skype en vroeg hoe ik die enquêtevragen bij de beoogde doelgroep kon krijgen?
Het antwoord was even simpel als schokkend!
‘Je gaat die directeuren van die bedrijven gewoon bellen! Opsturen heeft geen zin voor jou, want dan moet je wel heel veel bedrijven aanschrijven, vóór je zodanig veel antwoorden hebt dat je er iets mee kunt’.
De schrik sloeg me om het hart. Bellen???! Dat wordt dus heel andere koek! Nu moet ik ineens achter mijn veilige bureau vandaan en de telefoon pakken!

Het marktonderzoek

Na enig nadenken en wennen aan de situatie besloot ik te beginnen met te achterhalen wie dan binnen mijn doelgroep de directeuren waren, die ik kon benaderen. LinkedIn kon ik daarvoor goed gebruiken.

Visualincrease marktonderzoek Mindmap

klik op de afbeelding voor een vergroting

Ik zou allereerst onderzoeken of iemand in mijn huidige netwerk toevallig tot de doelgroep behoorde. Die kon ik dan in ieder geval bellen. Als tweede kon ik personen in mijn netwerk vragen of zij iemand kenden die tot mijn doelgroep behoort en die ik dan kan bellen. Deze actie leverde een paar belcontacten op. Tenslotte kon ik op LinkedIn zoeken naar de bedrijven die in mijn doelgroep passen en kijken of ik daar contact mee kan krijgen. De cursusleider had me al gewaarschuwd: ‘Als je gaat bellen, zorg dan dat je voorbij de secretaresse komt! Dat zijn immers de poortwachters van de directie!’
Door de bedrijven op LinkedIn te bekijken kan je zien wie allemaal bij dat bedrijf werkt. Je ziet ook de bijbehorende LinkedIn profielen. Op die manier kon ik bij een aantal bedrijven al vrij snel achterhalen wie de directeur was. Natuurlijk bekeek ik het profiel van die persoon om te zien of ik raakvlakken had. Een zelfde hobby, of dezelfde sporten, een gezamenlijk contact, misschien zelfs een toeleverancier van vroeger. Na al dat voorwerk, trok ik de stoute schoenen aan. Ik belde het eerste bedrijf op.

De uitvoering

‘Hallo, U spreekt met de secretaresse van zorgbedrijf QED, wat kan ik voor U doen?’ Klonk het.
‘Goedemiddag, u spreekt met Ies Biekart en ik zou graag de directeur spreken’.
‘Ehhhh….mag ik weten waar het over gaat?’
‘Nou mevrouw, dat is iets wat ik graag met de heer Jansen zelf wil bespreken’.
Zo, ze wist nu in ieder geval dat ik wist dat meneer Jansen de directeur was.
‘OK. Ik begrijp het maar meneer Jansen is op dit moment in bespreking. Zal ik vragen of hij u terugbelt?’
Op die vraag had ik me voorbereid.
‘Nou, dat wordt lastig want ik ben zelf nogal veel onderweg. Kunt u me een tijdstip geven waarop ik hem terug kan bellen?’
‘Ja dat kan. Probeert u het morgen maar tussen 4 en 5, dan is zijn agenda nog vrij’.
‘Mag ik nog wel uw telefoonnummer noteren, dan kan ik hem vast voorbereiden dat u gaat bellen?’
Ik aarzelde, want dan neemt ze de volgende keer vast de telefoon niet op, maar besloot mijn nummer te geven.
‘Ja dat is prima… Ik bel morgen tussen 4 en 5 terug. Dank u wel’.

Mijn ervaring

Dat gesprekje liep dus redelijk goed doordat ik het had voorbereid. Mijn hartslag ging terug naar normale waarden en ik vierde mijn succes.

Ben jij hier ook bang voor? cadeautje na succesvol marktonderzoek

Koffie met een koekje als beloning

Ik had nog niet de moed om meteen een 2e bedrijf te bellen, maar een uurtje later was ik daar wel aan toe. Die 1e stap had me zelfvertrouwen gegeven!
Toch pakte dit gesprek anders uit. Dit keer nam een telefoniste de telefoon op, maar toen ik vroeg of zij me kon doorverbinden met de directeur, vroeg ze welke van de twee! (???!)
Had ik toch gemist bij mijn onderzoek dat er 2 directeuren waren! Het zweet brak me uit! ‘Rustig blijven….diep ademhalen en hopen dat je een hint krijgt’ schoot het door m’n hoofd. ‘Ik wil graag de directeur spreken die zich bezig houdt met de plannen en de toekomst van het bedrijf.’
‘Oh, dat is meneer Cornelisse, maar die is op dit moment niet aanwezig.’
Mooi dan wist ik in ieder geval dat meneer Cornelisse de directeur was, die ik moest spreken.
Ik kreeg te horen wanneer ik de meeste kans had, om hem wel te pakken te krijgen en gaf aan dat ik op een ander tijdstip zou terugbellen. Pffffff. Dat ging dus ook goed, maar wel met een rimpeltje.

De verrassing

Die middag stond ik om 6 uur de aardappels te schillen en was bezig het eten vóór te bereiden. Mijn telefoon klingelde.
‘Hallo, met Ies Biekart’.
‘Ja goedemiddag, je spreekt met Piet Jansen van QED. Ik hoorde dat je gebeld hebt. Wat kan ik voor je doen?’
Ik was even stil en de radertjes in mijn hoofd draaiden op volle toeren. Jansen? Oh dat was de directeur van QED! Belde die directeur nu zomaar uit zichzelf terug? Wow, dat is wat! Dat is wel het laatste wat ik had verwacht.
Ik stamelde, ‘Wat fijn dat u terugbelt……ik ben bezig mijn eigen bedrijf op te starten. Ter voorbereiding daarvan voer ik een marktonderzoek uit om mijn niche en doelgroep te bepalen. Wilt u daaraan een bijdrage leveren? Het duurt ongeveer 10 minuten’.
Nadat hij had ingestemd, schakelde ik meteen naar de enquêtevragen, die ik had voorbereid en ging er met hem doorheen. Het liep vlot en ik kreeg redelijk goed inzicht hoe zijn bedrijf plannen maakte en controleerde. Het werd een zeer leuk gesprek en hij complimenteerde me aan het einde met de onconventionele manier waarop ik dit had aangepakt.
Het onderstreepte mijn overwinningsgevoel! De overwinning van mezelf!

Ben jij hier ook bank voor? Visualincrease Verrassing
Heel erg blij legde ik na een kwartiertje de telefoon neer. Had ik me daar nu zo druk om gemaakt? Het was appeltje-eitje! Morgen gauw verder met andere bedrijven bellen. De dag kon niet meer stuk!

De conclusie

Het bleek dus dat ik meer angst had voor alles wat zou kunnen gebeuren, dan voor het daadwerkelijk doen. Een goede voorbereiding is het halve werk en ja….wat kon er nu eigenlijk gebeuren?
Ofwel: Een mens lijdt dikwijls het meest, door het lijden dat hij vreest!

De uitkomsten van het marktonderzoek hebben uiteindelijk geleid tot 3 producten:
Strategie en Plan,
Meten is Weten en
Risicoanalyse en Verbeterplan.

Waarom zou je je bedrijfsprocessen analyseren? Het is lastig, en wat heb je er eigenlijk aan? Je denkt dat het je niets oplevert. Het kost veel tijd en als je medewerkers erin betrokken zijn, hoor je vaak “we doen het al jaren zo en het gaat goed”.

Kortom het nodigt niet uit om er aan te beginnen! Toch helpt het om je processen in kaart te brengen als je je bedrijf wilt laten groeien. Zie mijn vorige Blog ‘Is jouw klant Koning?’
Wist je dat je flinke besparingen kunt halen door een bedrijfsproces aan te passen of opnieuw in te richten, zeker als je vermoedt dat het beter kan?

Je kunt een proces vaak eenvoudiger maken door dié stappen uit het proces te verwijderen, die niets toevoegen. Je bespaart dan in ieder geval tijd, maar soms ook personeel. En dus geld!

Als adviseur van diverse instanties heb ik de ervaring dat een organisatie zo’n 20% effectiever gaat werken, door elke stap in een proces goed te bekijken, vast te leggen en eventueel opnieuw te maken.

Bedrijfsproces analyseren. Hoe en wat?

Het begint met het maken van een indeling in hoofdprocessen. Besturende processen, Primaire processen en Ondersteunende processen. (Zie de figuur)

Bedrijfsprocessen analyseren Primair, secundair en ondersteunend proces

  • Besturende processen zijn de processen waarmee je het bedrijf bestuurt.
    Bij een éénmanszaak doe je dat allemaal zelf, maar zodra je personeel in dienst hebt en afdelingen hebt, zul je af- en toe een vergadering hebben met je personeel. De aanwijzingen die je dan geeft vallen onder de besturende processen.
  • Primaire processen leiden tot een eindproduct dat je verkoopt.
    Het zijn bijvoorbeeld de productieprocessen. Als je diensten verkoopt is het ontwikkelen van de dienst je productieproces. Deze processen zijn vaak goed ingericht, omdat het de core business is van je bedrijf.
    (Toch helpt het als je ook deze processen vastlegt, zodat je bij een mogelijke modernisering van je primair proces, meteen kunt zien wat de mogelijkheden zijn).
  • Ondersteunende processen zorgen dat de bedrijfsvoering goed loopt.
    Denk aan de processen in de financiële afdeling, de catering, de in- en verkoopafdeling, het magazijn (de logistiek) en de personeelsafdeling.

In elk bedrijf komen deze processen voor en jij kent je eigen bedrijf als geen ander. Thuis achter de keukentafel kun je de hoofd- indeling al maken.
Het is de start van je procesanalyse.

Het is mijn ervaring dat in de ondersteunende processen veel winst valt te behalen. De nadruk leg ik dus daarop.
Vooral in grotere bedrijven, maar ook bij ondernemers die alles of veel zelf moeten doen, is een goed lopend ondersteunend bedrijfsproces een groot voordeel. Want naast een bepaalde vorm van zelfdiscipline om bepaalde taken geregeld uit te voeren, is het vooral voor de kleinere ondernemingen nodig dat het proces goed is ingericht.

Je wilt immers geen onnodige tijd besteden aan de administratieve taken in je bedrijf.

Facturen worden op tijd betaald, offertes gaan op tijd de deur uit en leveranties worden snel uitgevoerd.

Welke ondersteunende processen zijn er?

Enkele voorbeelden:

  1. Inkoop proces
  2. Logistiek proces
  3. Financieel proces
    • Betalen
    • Ontvangen
  4. Verkoop proces
  5. Kwaliteitscontrole
  6. Klant ondersteuning
  7. Marketing proces
  8. Personeelsproces
  9. Beveiligingsproces

In bijna elk bedrijf komen deze processen voor en is er iemand verantwoordelijk voor. Dus ook in de éénmanszaak!
Soms zijn processen gecombineerd omdat ze elk op zich te klein zijn om er één persoon verantwoordelijk voor te laten zijn, of omdat er te weinig/geen personeel is.
In ieder geval komen in de éénmanszaak de processen 1, 3, 4, 5, 6, 7, en 9 voor.

Hoe werk je de analyse verder uit?

Uitwerking procesanalyse. De resultaten
Elk proces bestaat uit maximaal zeven stappen. Dat is belangrijk om te onthouden, als je de deelprocessen in kaart gaat brengen. Het is weliswaar zo dat elke stap in een proces weer verder kan worden onderverdeeld.
De ondersteunende processen zijn vaak weer onder te verdelen in kleinere processen. Zo kent het financieel proces o.a. een uitgaven/betalingsproces en een inkomsten/ontvangstproces. Het personeelsproces kent het aanname en het ontslagproces.
Een generiek voorbeeld van een processchema inclusief ruimte voor de beschrijving zie je hierna.
Bedrijfsprocessen analyseren. Proces schema
Processchema deelstappen. onderdeel van procesanalyse

Van de eerder genoemde negen ondersteunende processen werk ik er drie uit:

De ingevulde proces schema’s kun je downloaden vanaf mijn website

1. Inkoop proces

  • Stap 1. Aanvragen offertes
  • Stap 2. Vergelijken offertes
  • Stap 3. Beste keuze maken
  • Stap 4. Winnende leverancier inlichten en andere leveranciers bericht geven
  • Stap 5. Bestelling plaatsen
  • Stap 6. Financiële en logistieke afdeling inlichten
  • Stap 7 . Proces afronden (administratieve handelingen)

2. Logistiek Proces

  • Stap 1. Bestellingen inventariseren
  • Stap 2. Goederen innemen
  • Stap 3. Goederen keuren
  • Stap 4. Goederen opslaan in magazijn
  • Stap 5. Productie en financiële afdeling inlichten
  • Stap 6. Proces afronden (administratieve handelingen)

3a. Financieel proces (betalen)

Uitgaven/betaal proces

  • Stap 1. Ontvangen facturen
  • Stap 2. Controleren facturen
    • Stap 2a. Check of factuur getalsmatig klopt
    • Stap 2b. Check of de uitgave is gebudgetteerd
    • Stap 2c. Check of factuur klopt met bestelling
    • Stap 2d. Check of goederen zijn ontvangen en goedgekeurd
  • Stap 3. Betalen facturen
  • Stap 4. Uitgaven/betalingsproces afronden

3b. Financieel proces (ontvangen)

Inkomsten/ontvangstproces

  • Stap 1. Verkooporders verzamelen
  • Stap 2. Leveringsbonnen verzamelen
  • Stap 3. Orders met leveringen matchen
  • Stap 4. Facturen versturen
  • Stap 5. Openstaande facturen analyseren
    • Stap 5a. Betalingscondities toepassen
    • Stap 5b. Bankontvangsten checken
    • Stap 5c. Openstaand bedrag afboeken
    • Stap 5d. Eventueel betalingsherinnering sturen
  • Stap 6. Inkomsten/ontvangstproces afronden

Download voorbeeld en sjabloon

Op mijn website vind je de ingevulde voorbeelden van bovenstaande processen en een zelf te gebruiken sjabloon in Powerpoint.
Je kunt dat sjabloon gebruiken om je eigen bedrijfsprocessen in kaart te brengen.

Vind je dit allemaal ingewikkeld?

Analyse van een bedrijfsproces met 6 tips!

Evelien en ik gaan geregeld uit eten in een restaurant in de buurt. Zowel zij als ik zijn controllers en dus kijken we vaak naar het bedrijfsproces, zoals dat in een eetgelegenheid verloopt. We lijden wat dat betreft dus aan beroepsdeformatie. Het gebeurt ons overigens alleen als we zien dat bedrijfsprocessen niet goed lopen.

We gaan naar binnen

Je kent het wel. Je hebt een restaurant actie en je besluit eens een nieuw restaurant te proberen. Eigenlijk zou je daar vanwege de hoge prijs niet gaan eten, maar met die actie wordt het net aantrekkelijk.
We komen binnen en de jas wordt aangenomen. De zaak is nog bijna leeg, want het is nog vroeg. We gaan zitten op een mooi plekje en de serveerster brengt ons de kaart. Een smoezelig vaatdoekje wordt gebruikt om het vuil over de tafel te verdelen en dat valt op. We verdiepen ons in de kaart. Na enig overleg kiezen we allebei een gerecht uit, waarbij we de keus maken om de gerechten te delen. Zij neemt een gerecht dat ik ook lekker vind en ik kies iets anders uit. Halverwege het eten ruilen we dan van bord.

Nadat de bestelling is opgenomen, wachten we af wat er komen gaat.
Heb je het gemerkt?

De kaart is gebracht, maar er is niet gevraagd of we alvast iets willen drinken. Minpuntje.

Het bedrijfsproces

Ondertussen analyseren we (beroepsdeformatie) het bedrijfsproces in de zaak. Het valt al snel op dat serveersters niet een bepaald gebied in het restaurant voor hun rekening nemen, maar kris kras reageren op opgestoken handen van de clientèle. Dat maakt het erg druk en onoverzichtelijk voor ons. Wie is nu onze serveerster? We zien haar op dat moment even niet.

Na enig wenken bestellen we een cola light en een droge witte wijn.
De glazen worden snel gebracht en we wachten verder af tot de gerechten worden uitgeserveerd.

We kunnen het niet laten in dit voor ons nieuwe restaurant en zien al snel dat het personeel de neiging heeft om alleen naar de tafeltjes te kijken die ze op dat moment serveren. Andere tafeltjes worden steevast genegeerd. Soms zien we ook dat personeel ‘over het publiek heen kijkt’ of doet alsof ze de opgeheven hand niet hebben gezien. Het aandacht trekken wordt dan al gauw een lachwekkende bezigheid, door onverwachtse geluiden te maken, iets op de grond te laten vallen of overdreven te gaan wuiven. Zachtjes fluiten is uit den boze -:) !

Er ontbreekt iets

Het helpt overigens als je de namen van het personeel kent, want dan kan je hen gewoon roepen. Alhoewel sommigen dat niet leuk vinden. Waarschijnlijk is dat voor restauranthouders meteen een reden om die naamkaartjes dan maar niet uit te reiken. Na enige tijd – gemiddeld zo’n 20 minuten- wordt het eten uitgeserveerd en vallen we aan. Er blijkt echter een bestekonderdeel te missen, dus we wuiven opnieuw naar onze serveerster, die na een paar minuten reageert op onze oproep en vraagt of alles in orde is. Nou nee, we missen dat scherpe mes, waarmee de biefstuk gesneden kan worden. Het wordt snel gebracht en excuses worden aangeboden. Prima, kan gebeuren.

Zo halverwege ruilen we van gerecht en willen eigenlijk nog wel iets te drinken. Opnieuw wordt geprobeerd de aandacht van de serveerster te trekken. Dat lukt na enig overdreven gewuif en we bestellen nog een drankje. Dat wordt redelijk snel geleverd en we genieten van de avond. De zaak is ondertussen voller geworden en we zien dat er meer mensen van de actie gebruik hebben gemaakt.

Na het eten komt het onvermijdelijke moment dat de tafel moet worden afgeruimd en we wellicht nog een nagerechtje gaan bestellen. We zijn benieuwd!

De afruim actie en dan komt het…

De afruimactie loopt wonderbaarlijk snel en de dessertkaart wordt gebracht. We kiezen 1 gerecht uit met 2 lepels. Met andere woorden we willen dit gerecht met z’n tweeën delen. Het levert geen problemen op en we genieten van onze koffie- ijs met slagroom.

Dan komt het. We moeten gaan betalen. Wat we ook proberen er is geen aandacht meer voor ons tafeltje. De manager staat met een aantal personeelsleden te discussiëren bij de kassa en de gasten lijken te zijn vergeten. Er wordt weliswaar door diverse serveersters nog eten uitgeserveerd, maar ons tafeltje lopen ze enthousiast voorbij, of er wordt aangegeven ‘dat ze zo bij ons komt’. Dat gebeurt echter allemaal niet. Na zo’n 20 minuten wachten besluiten we op te stappen en demonstratief onze jas aan te trekken. Ook dat is kennelijk geen reden om naar ons toe te komen, dus lopen we naar de kassa en vragen of we mogen betalen. De manager kijkt ons aan, terwijl hij nog een grapje maakt naar de lieftallige serveerster, die met haar rug naar de zaak staat.

Een gemiste kans

Ik kan het natuurlijk niet nalaten een snerende opmerking te maken over de belabberde service en het gebrek aan overzicht. Het bedrijfsproces is duidelijk niet op orde. Zelfs de manager doet er vrij laconiek over en haalt z’n schouders op. De zaak zit vol, dus waar maakt hij zich ook druk om? De mensen komen toch wel. Die ene klant, die spijkers op laag water zoekt, kan daar niets aan veranderen!

Hij zou het artikel over kernwaarden eens moeten lezen!

We betalen, geven uiteraard geen fooi en verlaten het restaurant met een kater. Wat begon als een redelijk leuke avond met het vooruitzicht op goed eten, eindigde in een debacle. We nemen onszelf voor nooit meer naar dat restaurant terug te gaan. En ook om iedereen die er naar vraagt, te vertellen wat onze ervaring was.

Zes tips voor een goed lopend bedrijfsproces

  1. Gasten (klanten) moeten altijd worden behandeld als werkelijke gasten. Het bedienend personeel moet dat goed tussen de oren knopen en de manager moet dat geregeld aangeven aan zijn personeel.
  2. Het bedrijfsproces dat er voor moet zorgen dat gasten op tijd, en goed bediend worden moet bij elk personeelslid bekend zijn. Het heeft daarbij voordelen om 1 toezichthouder (vroeger heette dat in een restaurant een gerant) te benoemen. Die houdt het totale overzicht en dirigeert personeel daarheen waar nodig.
  3. Als gasten/klanten binnenkomen, moet het aanvangsproces waarmee de eerste stappen worden gezet om hen uiteindelijk tevreden naar huis te laten gaan, lopen als een trein. Dus: Tafels zijn al schoon en ingericht – welkom – menukaart met eventuele bijzonderheden – alvast iets te drinken – even wachten – bestelling opnemen met eventueel speciale wensen.
  4. Bij elke wisseling van een gang (volgende stap in het proces), maar ook tussendoor kan gevraagd worden of alles naar wens is. Wees daar als personeelslid ook eerlijk in en vraag het niet om een eventuele fooi zeker te stellen.
  5. Aan het einde van het diner moet de vraag worden gesteld of ‘men nog iets wil gebruiken en/of de rekening kan worden gebracht’. Dat moet niet overhaast gebeuren ‘om de tafel vrij te maken voor een volgende gast’, maar moet onderdeel zijn van het totale proces.
  6. Als de rekening is gebracht en er gelegenheid is gegeven voor controle/splitten etc. moet de betreffende serveerster meteen komen om de betaling te innen. Dat dient ook de serveerster te doen, die de gasten de gehele avond heeft bediend. Zij krijgt dan immers de credits voor haar goede service (of niet).

Conclusie

Als je bedrijfsproces op orde is weet iedereen waar hij aan toe is. Klanten/gasten voelen zich belangrijk en gaan tevreden naar huis.

Dus voor dit restaurant was het een gemiste kans.
Hun bedrijfsproces is niet op orde. Hun credo had moeten zijn:

De klant is altijd koning!

Bovenstaand voorbeeld kun je ook toepassen op elk ander bedrijfsproces.
Wil je weten hoe, of heb je behoefte aan meer tips?

Vóór je het weet is het al weer Oud en Nieuw en beginnen we aan een nieuw jaar. Ben je druk bezig met de afronding van dit jaar? Ik vermoed dat je in deze laatste maanden zult willen proberen om je doelen nog te halen en het allerlaatste eruit te persen, zodat je straks bij de oliebollen, tevreden kan terugkijken op een goed jaar. Ook als dat niet zo is, zouden de volgende 5 tips je een vliegende start in het nieuwe jaar kunnen geven!

Tip 1. Bekijk je plannen van dit jaar en bepaal met welke je nog niet begonnen bent. Schuif die plannen door naar volgend jaar.

Het geeft je lucht tot het einde van dit jaar en meer focus op plannen die je nog wél kunt halen.

Tip 2. Bepaal van de plannen die je nog niet hebt gerealiseerd, welke je gedeeltelijk moet doorschuiven naar volgend jaar, omdat je de deadline dit jaar niet meer gaat halen. Verschuif die deadline dan naar een tijdstip in het komende jaar.

Ook dit geeft lucht en ruimte in het huidige uitvoeringsjaar.

Tip 3. Bekijk de plannen van dit jaar en kijk of de prioriteit van die plannen nog past op wat je dacht toen je ze formuleerde. Stel de goede prioritering vast.

Het geeft focus voor je werkzaamheden in de rest van het lopende jaar.

Tip 4. Bekijk je doelen (Goals) en doelstellingen (Objectives) voor dit jaar. Hebben jouw plannen ertoe geleid dat je die hebt bereikt of binnenkort gaat bereiken? Zijn ze SMART geformuleerd?

Stel ze zo nodig bij.

Het zorgt voor rust als je weet waar je het komende jaar naartoe werkt.

Tip 5. Bedenk wat je het komende jaar wilt bereiken. Welke (nieuwe) doelen en gerelateerde doelstellingen wil je halen?
Schrijf dat op zodat je daar later op verder kunt borduren.

 Samen met de uitkomst van tip 1, 2 en 4 geeft het je de basis voor een plan voor het komende jaar.

Heb je meer hulp nodig, of zoek je voorbeelden?
Wil je meer toelichting en een stappenplan hoe je een strategie en een plan voor je bedrijf kunt maken?

Je hebt een goed plan voor dit jaar en weet waar je naartoe wilt. Hoe meet je dan of je nog steeds de goede koers vaart? Of je  succes hebt? Een goede prestatie levert? Dit artikel beschrijft hoe je een Kritische Succes Factor bepaalt met bijbehorende Prestatie Indicatoren. Het resultaat is dat je kunt bijsturen als het niet goed gaat en je concurrenten kunt verslaan op kwaliteit en levertijd.

Stel je eens voor dat je voor je bedrijf je plannen hebt gemaakt voor dit jaar en je exact weet waar je naar toe wilt. Je weet welke prestatie je wilt neerzetten en hebt daar goed over nagedacht. Hoe weet je dan na een paar weken dat je nog steeds op koers ligt naar je doel? Hoe weet je of je met de zaken die je tot dan toe hebt gedaan wel je doel bereikt? Ga je het halen? En op tijd? Of moet je gaan bijsturen, misschien de koers verleggen of je ambities bijstellen?

Als je niets doet en maar door blijft gaan op de ingeslagen weg, weet je natuurlijk niet of je het beoogde resultaat gaat halen. Misschien kom je wel heel ergens anders als dat je had willen zijn. Of zijn de door jou genomen stappen helemaal niet zo effectief om je doel te bereiken. Dat zou zonde zijn van je tijd en ook van de verspeelde energie. Voor jou als ondernemer betekent dat verlies van tijd en ook van geld. Jouw tijd is immers kostbaar en je energie kun je beter goed besteden, zodat het resultaat oplevert!

Niets doen is geen optie. Je moet gaan meten!

Hoe meet je nu of je nog steeds de goede kant op gaat? Welke informatie moet je meten? Hoe betrouwbaar is dat? Meten is weten zeggen ze, maar als je de verkeerde zaken meet, zal het resultaat niet zijn wat je had gedacht. Kortom: Je moet weten wat je meet.

Je begint met het formuleren van de Kritische Succes Factoren (KSF’n). Die bepalen namelijk of je succes hebt. Hoe je dat bijvoorbeeld kunt doen zie je in deze bedrijfscasus. Daarna bepaal je aan de hand van elke KSF de bijbehorende prestatie indicatoren (PI). En die moeten dan Specifiek, Meetbaar, Aanvaardbaar, Realistisch en Tijdsgebonden (SMART) zijn.

Voorbeeld succes en prestatie

Stel je wilt weten of een product dat je maakt op tijd wordt geleverd aan de klant. Het doet er nu niet zoveel toe wat voor product dat is, want het kan zowel een geschreven rapport zijn als een artikel uit de webshop. Jij hebt bepaald voor jezelf dat de klant koning is en je altijd op tijd en met goede kwaliteit wilt leveren. Als je dat niet voor elkaar krijgt is jouw zaak ten dode opgeschreven, want de concurrentie is moordend.

Jouw kritische Succes Factor is dus: Op tijd leveren met goede kwaliteit.
‘Op tijd’ is een subjectieve niet echt meetbare indicatie, want wat is op tijd? Je zult dus moeten vaststellen wat jij vindt dat ‘Op tijd’ is. Laten we aannemen dat het voor jou betekent dat je binnen 1 week moet leveren.

De bijbehorende prestatie indicator is de levertijd, waarbij levertijd wordt gedefinieerd als:
Levertijd = de tijd tussen de bestelling en het moment dat het product bij de klant ligt.
Laten we ons eerst concentreren op de eerste PI – Levertijd.

Nu is het lastig te meten ‘wanneer het product bij de klant ligt’, want je weet nooit precies wanneer de post het pakketje aflevert. Daarom verander je de definitie in:
Levertijd = de tijd tussen de bestelling en het moment dat het product door jou wordt verzonden.

En nu even opletten. Het kan namelijk zijn dat je product in gedeeltes wordt geleverd. Je verfijnt de definitie dus nog verder:
Levertijd = de tijd tussen de bestelling en het moment dat de volledige bestelling is verzonden.

Zou je dat niet aanpassen, dan ontstaat er een afwijking in de gemeten waarde, en die zouden een positiever beeld kunnen geven, dan het werkelijk is.

Dus: KSF = Op tijd leveren met goede kwaliteit.

De bijbehorende PI is Levertijd = tijd tussen bestelling en moment van product volledig verzonden

De 2e PI is kwaliteit, maar die is wat lastiger SMART  te maken. Het zou als volgt gedefinieerd kunnen worden:
Kwaliteit = het product moet alle fabriekstests hebben doorstaan.
Of: kwaliteit is goed als er minder dan 3 fouten worden gevonden.

Je kunt nu gaan meten en analyseren

Met deze definities kun je gaan meten. Je doet dat bijvoorbeeld gedurende een maand of een kwartaal. Of je bepaalt voor jezelf dat je 100 leveringen telt. Op zich doet dat er niet zoveel toe, als je maar een methode kiest die je een tijdje volgt en daar vervolgens in die eerste meetsessie niet meer van afwijkt. Uiteraard moeten je systemen die je gebruikt deze gegevens kunnen opleveren.
Je weet wanneer een klant een product bestelt. Dat is het moment van ondertekening van het contract, of het moment dat jij vindt dat je een order hebt. (Het is niet altijd zo duidelijk wanneer exact het moment is dat je ‘een opdracht hebt’). Formeel natuurlijk na contractondertekening, maar ik weet maar al te goed dat soms al eerder wordt begonnen. Ook hier is het niet van belang wanneer je dat moment bepaalt, als je het maar voor alle leveringen op dezelfde manier doet.
Je meet ook wanneer het product door jou wordt verzonden. (Via post, DHL of e-mail). De tijd daartussen is de levertijd.

Lees daarvoor nog eens deze bedrijfscasus

En dan komt het. Als je gedurende een maand die levertijden hebt gemeten, kan je de meetgegevens gaan beoordelen.
1. Is die levertijd zodanig dat je daar tevreden over bent? Dus binnen 1 week.
2. Is het altijd op tijd? Is het slechts in uitzonderingen ‘te lang’? Of lever je altijd te laat?
Hoe het ook zij, je hebt nu gegevens in handen waarmee je deze prestatie kunt verbeteren als je dat wilt. Je kunt dus gaan sturen en opsporen waar het beter kan. En ook waar je beter presteert dan je concurrenten. Je bedrijfsproces dat hiermee samenhangt kan je nu gaan aanpassen.

Wil je meer weten over hoe je een Kritische Succes Factor bepaalt met bijbehorende prestatie indicatoren?
Een hoe je daarmee je bedrijf beter kan sturen?

Ik laat daar geregeld nieuwe voorbeelden zien en geef je handvaten om het beter te doen dan de concurrent.

Of:

Een strategie en plan voor je bedrijf. Hoe maak je dat?
Je hebt geen strategie voor je bedrijf. Ook mis je een plan voor het komende jaar waar je naar toe wilt. Je barst van de ideeën. Je bent onrustig. Het is april en je bent volop aan de gang. Maar blijft het wel goed gaan? Hoe zal het de rest van het jaar gaan? Wat is je doel? Wat wil je bereiken?

Je hebt behoefte aan structuur. Aan richting, aan een scherp omlijnd plan. Maar hoe krijg je dat? Er zijn zoveel elementen die bepalend zijn voor jouw business! De markt verandert. Veel meer communicatie via internet en minder direct contact. Geen advertenties meer, maar Facebook, LinkedIn, Snapchat, en wat niet al. Kan je de klanten nog wel bereiken? Zitten mensen nog wel op jouw producten te wachten?

Wat moet je doen?

Als je nu niet aanpakt zou je aan het einde van dit jaar wel eens verliezen kunnen leiden. Je klanten lopen naar een ander, want die zijn beter of goedkoper. Hoe bereik je jouw klant? Waar zijn ze en waarom kennen ze je niet? Ben je wel vernieuwend genoeg? Online ben je eigenlijk niet zichtbaar en Facebook vind je lastig. Je voelt dat je nu iets moet doen, maar wat?

Wat zou het leuk en geweldig zijn als jouw klanten je bedrijf gaan aanprijzen! Als ze ambassadeurs worden. Dan verkopen de producten zich als vanzelf. Veel mensen zitten op sociale media en zoeken steeds meer online. Daar zou je de focus op moeten richten! Ook mobiele telefoons worden veel meer gebruikt. Je website zou dus mobiel goed leesbaar moeten zijn. Joël van Succeswebsites kan je daarmee helpen.
Je hebt wel een vaag idee hoe jouw bedrijf er over 2-3 jaar uit zou moeten gaan zien. Veel online, veel aanwezig op sociale media. Je wilt een duidelijk plan voor dit jaar en duidelijke doelen die je ook wilt behalen.
Je besluit een strategie te gaan opzetten en daar je bedrijfsdoelen in vast te leggen.

Van Droom via Missie, Visie en Kernwaarden naar Strategie

Strategie en Plan. Via Missie en Visie naar StrategieJe begint met het opschrijven van je droom. Als je dat hebt vastgelegd (bijvoorbeeld in een mindmap) en daarmee je visie hebt bepaald, neem je  de vervolgstap en ga je jouw missie bepalen. Dat kan je doen door het beantwoorden van een aantal vragen.
De kernwaarden, die voor jou van belang zijn om je bedrijf te runnen bepaal je ook. Zie hier voor een voorbeeld. Je kunt nu een strategie vastleggen en een plan maken.
Maar hoe maak je met deze elementen die strategie en dat daar aan gerelateerde plan?

Doelen SMART maken

De onderdelen van de strategie worden bepaald door alle elementen die je in dit voortraject voor jezelf hebt bedacht en opgeschreven. Daarbij raad ik je aan de doelstellingen SMART te maken. Dus:
Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden.
Bijvoorbeeld: Je wilt aan het eind van dit jaar tenminste 3 klanten hebben met een gemiddelde opdrachtwaarde van 2500,- of:
Je wilt vóór het einde van dit jaar de kennis hebben om op internet beter zichtbaar te zijn.

Die doelstellingen kan je in een jaarkalender zetten. En onderverdelen in kleinere deelstappen die gaan leiden tot jouw doel. In de jaarkalender plan je die ook in. Die zou er dan als volgt uit kunnen zien:

Jaarplan voorbeeld

Strategie en plan - Format jaarplan

Klik op het plaatje om dit format te downloaden

 

De jaarkalender hang je in je kantoor aan de muur, zodat hij steeds zichtbaar is en je kunt controleren hoe ver het staat met het realiseren van dat plan.

Het lijkt allemaal erg eenvoudig en dat is het ook. Gewoon beginnen! Mijn ervaring is dat je vaak een zetje nodig hebt om de stappen te zetten die ik in eerdere blogs al eens heb beschreven.

Meer informatie?

Wil je meer achtergrond­informatie en een handleiding hoe je tot een opzet komt om een goede strategie en een bedrijfsplan te maken?

Download dan hieronder mijn Whitepaper ‘Groeien met je bedrijf!’, dat alle stappen beschrijft waarmee je een bedrijfsstrategie en een plan kunt maken.

Aanvullend informatie nodig?

Bel +31 6 22461194 of mail me!
Ik help je graag verder!

Het gekke is dat iedereen kernwaarden heeft en daar ook naar handelt. We zijn er ons alleen niet altijd van bewust!
Soms verwarren we kernwaarden nog wel eens met competenties. De laatste zijn meer op jou als persoon van toepassing, terwijl de eerste meer zeggen over de basisprincipes die je hanteert bij het zaken doen als bedrijf. Natuurlijk zullen er competenties van jezelf doorschemeren in je bedrijf (eerlijk zijn bijvoorbeeld), maar vaak is dat ook niet het geval.

Waarom zijn ze van belang?

Je zag ze in een eerder blog al eens naar voren komen. Heb jij een visie voor je bedrijf? Eigenlijk zou je kunnen zeggen dat de Missie de reden is waarom je bedrijf bestaat, De Visie het einddoel is en de Kernwaarden de afbakening van de weg om daar te komen.

Het is van belang dat, als je medewerkers hebt, iedereen weet welke waarden voor jou en je bedrijf belangrijk zijn. Ze geven aan je klanten en je medewerkers aan waar jij voor staat. Ook geeft het aan welke randvoorwaarden jij impliciet hanteert om de marketing en presentatie van je bedrijf vorm te geven.
Als je wilt samenwerken met een ander is het goed te weten welke kernwaarden dat bedrijf heeft. En ook dat ze niet haaks staan op jouw eigen principes.

Enkele voorbeelden

Conceptueel – onderscheidend – klantgericht – visionair – innovatief – betrouwbaar – creatief – dienstbaar – duurzaam – ordelijk – flexibel – kostenbewust – etc.

Google maar eens en je vindt veel meer voorbeelden, die wellicht op je bedrijf van toepassing zijn.

Als ik Visual Increase als voorbeeld neem, dan zien de kernwaarden er als volgt uit:


Je ziet ook dat ik ze verder heb uitgewerkt.

Dé manier om de kernwaarden te bepalen is door er bv. 20 te selecteren, waaruit je uiteindelijk de 3 of 4 belangrijkste kiest. Het is daarbij belangrijk dat je dié kernwaarden kiest die zo dicht mogelijk bij jou en je bedrijf staan en die jouw bedrijf het beste typeren. Ze zouden in de uitstraling van je bedrijf ook duidelijk naar voren moeten komen. Het typeert de manier waarop je zaken doet, een opdracht aanpakt en uitvoert en hoe je die afrondt. Je externe presentatie en marketing moet daar mee in lijn zijn.

Omdat kernwaarden een onderdeel zijn van je bedrijfscultuur, is het noodzakelijk ze kort uit te werken. Je weet dan wat elke kernwaarde voor je betekent en je kan het ook aan anderen uitleggen.
Je zal maar een klant hebben die je naar die kernwaarden vraagt vóórdat hij met je in zee gaat!

Welke kernwaarden voor jouw bedrijf van belang zijn hangt af van het soort bedrijf, de grootte en je producten. Bij de meeste ondernemers zullen echter klantgerichtheid, behulpzaam, eerlijk en betrouwbaar belangrijk zijn. Dat geldt dus voor bijna ieder bedrijf.
Als je trainer/coach bent op het sociale vlak zullen daar wellicht bijkomen: Persoonlijk, integer, toegewijd.
Een industrieel ontwerper zal als kernwaarden kunnen hebben: innovatief, creatief en duurzaam.

Heb je moeite om je kernwaarden te bepalen, wil je er over sparren, of wil je meer weten? Neem contact met me op en vraag een adviesgesprek aan.