Procesverbetering Materieelverwerving

Procesverbetering met verbeterplan

In dit artikel laat ik zien wat een procesanalyse en daaropvolgend verbeterplan voor effect heeft op je bedrijf.
Het zorgt voor meer betrouwbaarheid van je dienst en verhoogt de efficiëntie.
Het is dus uiteindelijk kostenbesparend.

Probleem

Mijn Directie werd geconfronteerd met het feit dat het Financieel Beheer bij de verwerving van materieel niet op orde was.

Dat viel te lezen in een rapport van de Algemene Rekenkamer.

Een risico analyse met een voorgestelde procesverbetering is noodzakelijk.

Analyse

De afdeling Inkoop koopt materialen aan.
Materialen die noodzakelijk zijn voor het onderhoud van schepen en vliegtuigen.
Er is niet vooraf zeker gesteld dat het budget daarvoor nog steeds beschikbaar is.
Ook is niet vooraf gecheckt of die aangeschafte materialen het doel dienen waar ze voor nodig zijn.

In onderstaande Mindmap zie je de analyse en wat het probleem is.
(Ik werk graag met Mindmaps om snel mijn gedachten en ideeën te ordenen)

Hoe je zo’n analyse uitvoert lees je hier….

(Je leest de map met de wijzers van de klok mee)

Klik op de afbeelding voor een vergroting

Conclusie, Risico en Oplossing

Conclusie.
Het verwervingsproces vertoont hiaten.
Niet alle betrokken spelers zijn op de hoogte van het proces.
Dat geldt zowel voor de behoeftesteller, de inkoper, de financieel analist als de gebruiker.

Vastgesteld Risico.
Het risico is groot dat de afdeling in een jaar méér geld uitgeeft dan er beschikbaar is.
Op termijn zal dit ongewenste effecten hebben op de betrouwbaarheid van de organisatie.
Operationele gebruikers rekenen immers op hun spullen.
Dit risico moet worden vermeden maar op zijn minst worden verminderd.

De oplossing.
Het verwervingsproces is aangepast.
Het Voorafgaand Financieel Toezicht proces wordt afhankelijk gemaakt van de hoogte van het verwervingsbedrag.
Met andere woorden: Hoe hoger het bedrag, hoe meer toezicht.
De financiële grens, waarmee zelfstandige verwerving is toegestaan, is in overleg met alle betrokkenen bepaald en bekend gemaakt.

In mijn Groeitips geef ik meer tips om te groeien met je bedrijf.

Download mijn Whitepaper om in 6 stappen je bedrijfsstrategie te maken.
Dat geeft focus, rust en meer zekerheid voor de toekomst!